Dal 7 marzo 2001 le amministrazioni e i servizi pubblici non possono più chiedere i certificati ai cittadini perchè in tutti i casi in cui si può fare l'autocertificazione.
Questa è una delle novità più importanti del testo unico sulla documentazione amministrativa. Si completa così il cammino avviato nel 1997 dalle leggi Bassanini per semplificare la vita ai cittadini e non costringerli più a fare i fattorini tra un'amministrazione e l'altra per dimostrare di essere nati, residenti o addirittura di essere in vita. Grazie a questo sistema si è avuto una notevole riduzione dei certificati ed un certo snellimento nelle procedure burocratiche.

Le amministrazioni non possono più chiedere ai cittadini,
dopo le leggi Bassanini, i certificati relativi a:

      •    Luogo e data di nascita
      •    Cittadinanza e godimento dei diritti civili e politici
      •    Stato civile (celibe, nubile, coniugato/a)
      •    Stato di famiglia
      •    Esistenza in vita, nascita e morte di parenti
      •    Tutti i dati contenuti nei registri di stato (separazione, etc.)
      •    Iscriazioni in albi o elenchi delle pubbliche amministrazioni
      •    Appartenenza ad ordini professionali e titoli di studio
      •    Tutta la situazione reddituale ed economica
      •    Stato di disoccupazione
      •    Qualifica e categoria di pensionamento       
      •    Qualità di studente
      •    Qualità di legale rappresentante, di tutore, curatore e simili
      •    Iscrizioni o formazioni presso associazioni di qualsiasi tipo
      •    Le situazioni relative agli adempimenti degli obblighi di leva
      •    Non aver riportato condanne penali
      •    Non sapere di essere sottoposto a procedimenti penaliI
      •    Non essere in stato di liquidazione
      •    Vivere a carico

La richiesta di questi certificati da parte delle amministrazioni e dei servizi pubblici costituisce violazione dei doveri d'ufficio.
Al posto dei certificati, amministrazioni e servizi pubblici devono accettare le autocertificazioni o acquisire i dati direttamente, facendosi indicare dall'interessato gli elementi necessari per trovarli (ad esempio per il diploma di scuola secondaria il cittadino deve indicare l'istituto e l'anno in cui si è diplomato).

Fate attenzione!!!
      •  I certificati medici non possono essere sostituiti dall'autocertificazione
      •  E' sempre possibile per i cittadini chiedere il rilascio dei certificati, sono le amministrazioni che non possono pretenderli.

Chi deve accettare l'autocertificazione
      •  Le amministrazioni pubbliche.
      •  I servizi pubblici e cioè le aziende che hanno in concessione servizi come i trasporti, l'erogazione di energia, il servizio postale, le reti telefoniche, ecc.
      •  I tribunali non sono tenuti ad accettare l'autocertificazione.

L'autocertificazione e i privati
Si può presentare l'autocertificazione anche ai privati (ad esempio banche e assicurazioni) se questi decidono di accettarla.
Per i privati, a differenza delle amministrazioni pubbliche, accettare l'autocertificazione non è un obbligo, ma una facoltà.

Domande e autocertificazioni per fax e per e-mail
Tutte le domande e le dichiarazioni sostitutive da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori di servizi pubblici possono essere inviate anche per fax allegando la fotocopia di un documento d'identità. Inoltre potranno essere inviate per e-mail con la firma digitale o con la carta di identità elettronica.

Autentica di copia
Si può dichiarare che è conforme all'originale:
      •  la copia di un documento rilasciato o conservato da una pubblica amministrazione;
- la copia di una pubblicazione, di un titolo di studio e di servizio;
      •  la copia di documenti fiscali che debbono essere conservati dai privati.
Non è più necessario, quindi, far autenticare le copie di questi documenti in Comune o presso l'amministrazione a cui devono essere consegnati, ma è sufficiente una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà firmata davanti al dipendente addetto oppure presentata o inviata con la fotocopia del documento d'identità.

Legalizzazione di fotografie
Le amministrazioni competenti al rilascio dei documenti personali devono legalizzare direttamente le fotografie.
L'interessato può anche rivolgersi presso qualsiasi Comune.

Impedimento per ragioni di salute
Quando una persona non è in grado di rendere una dichiarazione a causa di un temporaneo impedimento per ragioni di salute, un parente prossimo (il coniuge o in sua assenza i figli o, in mancanza, un altro parente fino al terzo grado) può fare una dichiarazione nel suo interesse. In questo caso la dichiarazione va resa, indicando l'esistenza di un impedimento temporaneo per ragioni di salute, davanti al pubblico ufficiale che accerta l'identità della persona che ha fatto la dichiarazione.

Chi può fare le dichiarazioni sostitutive
Possono fare l'autocertificazione:
      •  I cittadini italiani;
      •  I cittadini dell'Unione Europea;
      •  I cittadini dei paesi extracomunitari in possesso di regolare permesso di soggiorno, limitatamente ai dati attestabili dalle pubbliche amministrazioni italiani.
Niente più autentiche di firma su domande e dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà rivolte alle pubbliche amministrazioni. Con le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà il cittadino può dichiarare tutte le condizioni, le qualità personali e i fatti a sua conoscenza che non sono già compresi nell'elenco dei certificati che le amministrazioni non possono più chiedere. Per esempio, si può dichiarare di essere erede, proprietario o affittuario di un appartamento o il proprio stato di servizio ecc. Per presentare le domande e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà alle amministrazioni e ai servizi pubblici è sufficiente firmarle davanti al dipendente addetto a riceverle oppure presentarle o inviarle allegando la fotocopia di un documento d'identità. L'autentica della firma rimane necessaria per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da presentare a privati, come banche o assicurazioni, e per le domande di riscossione di benefici economici (pensioni o contributi) da parte di altre persone.

La responsabilità di chi autocertifica
Il cittadino è responsabile di quello che dichiara con l'autocertificazione. Le amministrazioni gli danno fiducia e al tempo stesso effettuano controlli sulla corrispondenza alla verità delle autocertificazioni. In caso di dichiarazione falsa il cittadino viene denunciato all'autorità giudiziaria, può subire una condanna penale e decade dagli eventuali benefici ottenuti con l'autocertificazione.

I documenti d'identità al posto dei certificati
L'esibizione di un documento d'identità o di riconoscimento (ad esempio carta d'identità, passaporto, patente di guida, libretto di pensione, ecc.), a seconda dei dati che contiene, sostituisce i certificati di nascita, residenza, cittadinanza e stato civile.

Come si fa l'autocertificazione
Per sostituire i certificati basta una semplice dichiarazione sostitutiva di certificazione firmata dall'interessato, senza autentica della firma e senza bollo. Per agevolare i cittadini le amministrazioni devono mettere a disposizione i moduli delle dichiarazioni (si possono trovare anche sul sito www.funzionepubblica.it).